SOFTWARE PRENOTAZIONE SALE RIUNIONI

Software prenotazione sale riunioni

Il Software Prenotazione Sale Riunioni ti permette di organizzare in modo semplice e rapido il calendario delle prenotazioni gestendo sia le richieste per uso interno, sia il noleggio a pagamento.
Inoltre, puoi configurare ciascuna sala con allestimenti, servizi accessori, attrezzature specifiche, gestendo anche il noleggio di tutte le attrezzature accessorie alle sale.

Il Software dispone, infatti, della funzione di creazione ed invio automatico del preventivo oppure della conferma di disponibilità della sala richiesta.

Un Software completamento automatizzato che ti permette di gestire un numero illimitato di sale, personalizzando per ciascuna di esse la configurazione, i servizi accessori ed il relativo costo.

Ti proponiamo un Software IAAS, utilizzabile da qualsiasi dispositivo e collegato alla rete internet, incluso il servizio di backup dei dati giornaliero.

SOFTWARE MULTIAZIENDA: POTRAI GESTIRE SALE DI PROPRIETARI DIVERSI

Prenotazione sale riunioni è un software multi azienda per la gestione dei noleggi di sale riunioni di proprietari diversi.

Essere multi azienda significa poter gestire, con un unico software, diverse realtà indipendenti tra di loro.

In questo modo, ogni azienda avrà il proprio database, l’anagrafica clienti, lo storico dei preventivi generati ed i relativi servizi accessori richiesti. Tutta la documentazione generata dinamicamente dal software sarà comunque personalizzata per ciascuna azienda proponente.

Noleggio uso interno e noleggio a cliente

NOLEGGIO PER USO INTERNO E
NOLEGGIO A CLIENTE

Il nostro software fornisce al cliente due soluzioni: il noleggio per uso interno e per uso esterno.

Il software può essere utilizzato per gestire l’impegno delle sale per uso interno, senza innescare il processo di creazione ed invio del preventivo, ma attivando una procedura specifica.

Allo stesso modo, il software permette la gestione delle sale anche per clienti paganti (esterni all’organizzazione) che richiedono il servizio di prenotazione.

GESTIONE  DELLE
ATTREZZATURE E SERVIZI

Grazie al software è possibile gestire tutte le attrezzature necessarie per lo svolgimento dell’evento.

Pertanto, grazie al software prenotazione sale riunioni potrai tenere sotto controllo e verificare la disponibilità dei tuoi maxischermi. proiettori, palchi, pedane e tutte le altre attrezzature che proponi in noleggio in insieme alle sale riunioni.

Il software ti permette inoltre di personalizzare i sevizi accessori come catering, coffe break, traduttore, servizi di cartoleria ecc., per ciascuna sala riunione.

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DASHBOARD
SOFTWARE PRENOTAZIONE SALE RIUNIONI

 

Nella dashboard sono riportati i comandi e le informazioni di maggior interesse per ciascun profilo di utente.
I dati più interessanti vengono aggregati ed elaborati al fine di rendere visibile, in maniera chiara ed immediata, l’andamento di tutte le fasi di lavoro legate al noleggio della sala riunioni, permettendo un monitoraggio costante.

MODULI DASHBOARD

Dashboard Software prenotazione sale riunioni

Occupazione sale

La tabella riporta i dati occupazionali annuali di ciascuna sala riunione.

Nelle singole righe è indicato il nome dell’aula e la percentuale, in termini di giorni, di occupazione di quella sala.

Grazie a questo dato è possibile valutare le sale più noleggiate.

Fatturato generato

Nella tabella viene riportato il totale del fatturato generato dal servizio di noleggio delle sale riunioni.

Le colonne nella tabella mostrano il fatturato per sala, ma la funzione aggiuntiva permette di visualizzare lo spaccato del fatturato per il noleggio della sala riunione, per i servizi aggiuntivi e le attrezzature.

Ultimi preventivi

Nella tabella sono riportati, in forma di elenco, gli ultimi preventivi generati.

Per ciascun preventivo vengono riportati i dati essenziali: nome del cliente, lo stato e la data di emissione e di scadenza e il valore economico del preventivo.

Una funzione rapida ti permette di creare subito un nuovo preventivo o di visualizzare l’elenco di tutti gli ultimi preventivi.

Preventivi da confermare

La tabella riporta, sotto forma di elenco, tutti i preventivi che sono in attesa di conferma.

Per ciascun preventivo vengono riportati i dati essenziali: nome del cliente, lo stato e la data di emissione e di scadenza e il valore economico del preventivo.

Una funzione rapida ti permette di creare subito un nuovo preventivo o di visualizzare l’elenco di tutti i preventivi da confermare.

Preventivi non confermati

Nella tabella sono elencati i preventivi ancora non confermati dal cliente.

Per ciascun preventivo vengono riportati i dati essenziali: nome del cliente, lo stato e la data di emissione e di scadenza e il valore economico del preventivo.

Una funzione rapida ti permette di visualizzare l’elenco di tutti i preventivi non confermati fino a quel momento.

Preventivi scaduti

I preventivi che, alla data di scadenza, non sono stati confermati o annullati dal cliente sono visibili nella tabella.

Per ciascun preventivo vengono riportati i dati essenziali: nome del cliente, lo stato e la data di emissione e di scadenza e il valore economico del preventivo.

Una funzione rapida ti permette di visualizzare l’elenco intero di tutti i preventivi scaduti.

CALENDARIO

 

Software Prenotazione Sale Riunioni mette a disposizione un pratico calendario annuale con cui vedere lo stato delle prenotazioni delle sale.

Il calendario presenta una divisione giornaliera: mattina e pomeriggio, oppure può essere personalizzato sulla base di fasce orarie predefinite. I
colori, verde e arancione, distinguono lo stato di prenotazione della sala: verde quando è confermata e arancione quando è in attesa di conferma.

Tieni sotto controllo tutto l’anno in un unica schermata!

Calendario prenotazione sale riunioni

Calendario interattivo
annuale

Grazie al calendario interattivo annuale potrai tenere sotto controllo tutto l’intero anno senza dover scorrere tra le settimane o giorni.

Grazie ad una scala cromatica di colori predefiniti puoi verificare lo stato della sala riunione a colpo d’occhio.

Passando sopra con il mouse puoi vedere i dettagli dello stato della prenotazione oltre al tipo di allestimento, attrezzature e servizi accessori da fornire.

Dettagli prenotazione
Anteprima calendario

Tramite il calendario è, inoltre, possibile visualizzare i dettagli di ogni prenotazione effettuata e da confermare.

Posizionando il cursore sopra la casella del giorno interessato verranno mostrate alcune informazioni aggiuntive quali: il cliente, il numero del preventivo, lo stato della prenotazione, il periodo di noleggio ecc.

Pertanto, grazie a questa funzione l’utente avrà una panoramica completa e sempre aggiornata della disponibilità degli spazi.

Uso interno
Procedura veloce

Il software dispone di una funzione aggiuntiva, utile soprattutto per un utilizzo aziendale interno delle sale riunioni.

Sfruttando la procedura veloce del calendario, potrai trascinare il pulsante “aggiungi corso” direttamente sulla griglia.

Automaticamente si aprirà una maschera nella quale indicare il reparto interno che la utilizzerà, l’allestimento e i servizi accessori associati, eliminando quindi il passaggio della generazione del preventivo.

GESTIONE RUOLI UTENTI

 

Per ogni utente che avrà accesso al software, è possibile creare un pacchetto di informazioni visibili e configurabili. Ad ogni utente si potranno assegnare determinate funzioni, accedendo quindi a sezioni prestabilite. Si può scegliere tra alcune tipologie di utente, quali:

Gestione utenti Software prenotazione sale riunioni

Super User

Il super user può visualizzare qualsiasi sezione del software, ha accesso a tutte le funzioni.

Amministratore

L’amministratore può accedere alle sezioni di: gestione delle sale, anagrafica clienti e preventivi.

Gestore

Come gestore l’utente potrà controllare la gestione delle sale e dei servizi aggiuntivi.

Assistente di sala

L’assistente di sala ha l’esclusivo accesso alle sale, per visualizzare partecipanti e servizi e preparare la sala.

CONFIGURAZIONE SALE E SERVIZI

 

Tramite il software è possibile configurare in ogni momento le sale e i servizi associabili a ciascuna di esse.

Nella scheda “nuova sala”  è possibile impostare una nuova sala selezionando la tipologia, le risorse e mezzi disponibili per quella determinata stanza. A questi si possono associare una serie di servizi accessori che lo stesso utente inserirà, sulla base delle proprie esigenze.

Software prenotazione sale riunioni

Scheda informativa

Per creare una nuova sala il software richiede all’utente di compilare alcune informazioni per identificarla.

L’utente inserirà il nome dell’azienda che noleggerà la sala, il nome dell’aula, una breve descrizione, il costo del noleggio (orario e giornaliero) e l’IVA, qualora ce ne fosse l’esigenza.

Servizi accessori

Ogni sala è associabile a una serie di servizi aggiuntivi da mettere a disposizione dei clienti.

Nel modulo di prenotazione si possono selezionare servizi quali catering, coffee break, servizi di cartoleria, noleggio pc ecc.

Per ogni servizio accessorio si può indicare il valore economico corrispondente.

Allestimento e capienza

Per ogni sala è possibile configurare l’allestimento necessario per lo svolgimento dell’evento.

L’utente può scegliere la tipologia della sala in base alla sua capienza: aula scolastica (fino a 30 persone), platea (20 persone), platea con banchi (9 persone) o focus group (10 persone).

 

Inserimento immagini e foto

Ogni scheda di impostazione “nuova sala” permette il caricamento di immagini e foto associate a quella determinata sala.

In questo modo, l’utente può valutare, già in fase di prenotazione, la sala più adatta alla tipologia di evento.

ANAGRAFICA CLIENTI

Anagrafica clienti

Il Software permette di compilare le schede anagrafiche per ciascun cliente, le quali vengono successivamente registrate in archivio, riducendo i tempi di creazione del preventivi o comunicazioni successive.

Inoltre, per avere una panoramica sempre aggiornata sui rapporti intercorsi, puoi consultare un prospetto riepilogativo di tutti le richieste, i noleggi effettuati ed i servizi accessori che hai fornito nel tempo ai tuoi clienti.

CREAZIONE MODULISTICA ED INVIO AUTOMATICO

 

Il software crea ed invia i tuoi preventivi in pochi minuti: carica i dati essenziali del cliente, scegli la sala (il sistema verifica istantaneamente la disponibilità), aggiungi i servizi accessori, indica la scadenza del preventivo e clicca su “invia”.

Quando sono state inserite tutte le informazioni, il sistema invia in modo automatico una mail contenente il preventivo con tutti i dati inseriti in fase di configurazione della richiesta di prenotazione.

Per ciascun preventivo vengono riportati i dettagli della prenotazione: nome del cliente, data di scadenza, allestimento, servizi aggiuntivi inseriti, immagini e/o foto della sala e costo totale del noleggio.

Conferma e annullamento preventivo

Conferma e annullamento preventivo

Una volta creato e inviato al cliente, il preventivo può essere confermato o annullato manualmente prima della data di scadenza.

Qualora non venga confermato o annullato dal cliente, il software lo considererà automaticamente annullato una volta superata la data di scadenza.

Segreteria organizzativa

Segreteria organizzativa

Quando viene confermato il noleggio di una sala, il software permette all’utente di aggiungere schede informative per ciascun partecipante.

Prima dell’evento è possibile inviare ai partecipanti una mail di benvenuto con un riepilogo di tutte le informazioni utili: come raggiungere la sala, servizi accessori disponibili e documenti necessari per lo svolgimento dell’evento.

Infatti potrai gestire più aziende o sedi diverse, contemporaneamente. Visualizzerai in un’unico calendario aule che appartengono a diversi proprietari.

Il software prenotazione permette di inviare preventivi, personalizzati per ciascuna sala. La gestione automatica delle scadenze del preventivo annullerà automaticamente la prenotazione nel caso in cui non venga confermata entro la scadenza prestabilita, rendendo la sala o l’aula libera per il prossimo cliente

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